Wij bij Hotel Flora hechten veel belang aan uw persoonsgegevens. Het is voor ons van het grootste belang dat elke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt met inachtneming van de privacy van het individu. Om die reden doen wij onze uiterste best om ervoor te zorgen dat elke verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de “AVG”) en andere toepasselijke wetgeving. Deze privacyverklaring (de “Verklaring”) is van toepassing op persoonsgegevens van gasten, klanten en leveranciers en alle andere personen die geregistreerd kunnen zijn via onze IT-systemen (zoals reserveringssystemen), website, apps of die we ontvangen via dergelijke reisagentschappen, boekingssites en dergelijke.
Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
Frepineljo Nv – Hotel Flora
Volmolenheide 42
2400 Mol
VAT: BE0442.892.496
Hoe wij persoonsgegevens verzamelen
Afhankelijk van de situatie verzamelen wij informatie rechtstreeks van u of via andere bronnen.
Van u: Wanneer u ons contacteert in verband met een reservering of om een hotelreservering te maken, als u speciale verzoeken hebt in verband met uw bezoek of als u gebruikmaakt van de sociale media die wij aanbieden, verzamelen en verwerken wij de informatie die u ons meedeelt. Deze informatie kan persoonsgegevens, zoals informatie over allergieën, bevatten.
Van andere bronnen: Wanneer iemand een reservering maakt voor u, verwerken wij die persoonsgegevens over u. Soms ontvangen wij ook persoonsgegevens van derde partijen (waaronder andere ondernemingen van onze groep) waarmee wij zaken doen of die leveranciers zijn van ons. Daarnaast kunnen wij of een derde partij, voor zover de wet het toestaat, in bepaalde omstandigheden gebruikmaken van trackinginstrumenten (zoals cookies) om informatie te verzamelen over u. In bepaalde omstandigheden verwerken wij persoonsgegevens over u die afkomstig zijn van openbare bronnen, zoals sociale media. Dit is bv. het geval wanneer u een review over ons hotel plaatst op een website. Wanneer wij van andere bronnen persoonsgegevens over u ontvangen, zullen wij u hierover informeren in overeenstemming met de AVG.
Verschillende types van verwerkingsactiviteiten
Informatie over gasten
Type van persoonsgegevens
Wettelijke basis voor de verwerking
De verwerking is gebaseerd op :
Doeleinde
Om u de diensten en producten te bieden die u hebt gevraagd (bijvoorbeeld in samenhang met een reservering), om onze diensten te evalueren en te verbeteren en om onze wettelijke verplichtingen na te komen (bijvoorbeeld om hotelgasten te registreren).
Informatie over contactpersonen
Type van persoonsgegevens
Contactdetails zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.
Wettelijke basis voor de verwerking
We verwerken uw persoonsgegevens op basis van onze contractuele relatie of op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wanneer we uw persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang zorgen we er voor dat er een evenwicht is tussen onze belangen en uw rechten en vrijheden.
Doeleinde
Wij verwerken persoonsgegevens voor het beheer van de leveranciersrelatie, voor contacten in uiteenlopende aangelegenheden, facturatie en marketing (indien van toepassing) of om op andere manieren met u en uw onderneming te communiceren.
Sociale media
Type van persoonsgegevens
De persoonsgegevens die u ons doorstuurt via sociale mediaplatformen (bijv. naam, e-mailadres en telefoonnummer).
Wettelijke basis voor de verwerking
Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u dat hebt aanvaard) of dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u een partij bent. We kunnen ook gegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardigde belangen. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zorgen we voor een evenwicht tussen onze legitieme belangen en uw rechten en vrijheden.
Doeleinde
Om u de diensten en producten te leveren die u wenst, en om onze diensten en producten te commercialiseren en om met u te communiceren.
Type van persoonsgegevens
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle andere persoonsgegevens die u ons doorstuurt via e-mail.
Wettelijke basis voor de verwerking
Toestemming (wanneer wij die hebben gevraagd en u die hebt gegeven) of dat de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarin u een partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek om een overeenkomst aan te gaan (bijvoorbeeld in samenhang met een reservering) of op grond van ons gerechtvaardigd belang. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zorgen we voor een evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en uw rechten en vrijheden. We kunnen ook gegevens verwerken op basis van onze legitieme belangen (bijvoorbeeld het scannen van identificatiedocumenten bij het inchecken om het check-in proces te vergemakkelijken en om wachtrijen bij de receptiebalies en fouten in de registratie van persoonlijke gegevens te voorkomen). Bij verwerking op basis van legitiem belang, zullen we een balans vinden tussen onze legitieme belangen en uw rechten en belangen.
Doeleinde
Om u de diensten en producten te leveren die u wenst, en om onze diensten en producten te commercialiseren en om met u te communiceren.
Persoonsgegevens van kinderen
Voor zover wij weten, hebben wij geen contact met kinderen jonger dan 18 jaar, noch verzamelen wij persoonsgegevens van hen zonder relevante toestemming van een ouder of voogd. Indien u meent dat wij per ongeluk dergelijke informatie hebben verzameld, kunt u contact met ons opnemen, zodat wij onmiddellijk ouderlijke toestemming kunnen vragen of de informatie kunnen verwijderen.
Direct marketing
Type van persoonsgegevens
Naam en e-mailadres
Wettelijke basis voor de verwerking
Hotel Flora heeft een gerechtvaardigd belang bij het verzenden van marketinginformatie aan haar klanten met betrekking tot gelijkaardige producten en diensten (bijvoorbeeld uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen, ...). Als u onze berichten niet wenst te ontvangen, kunt u uw voorkeur kenbaar maken op het moment dat wij uw informatie verzamelen (bijvoorbeeld op het formulier dat u bij het inchecken invult). Als u geen gast of klant bent, kunnen we uw persoonsgegevens gebruiken om u marketinginformatie te sturen over soortgelijke producten en diensten (bijvoorbeeld uitnodigingen voor evenementen, promoties en speciale aanbiedingen, ...) indien u ons uw toestemming hebt gegeven om dit te doen. Als u toestemming hebt gegeven om marketing te ontvangen, kunt u uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. Als we uw gegevens voor marketingdoeleinden verwerken, hebt u bovendien het recht om op elk moment bezwaar te maken (zie hieronder voor meer informatie over uw mogelijkheden en rechten in verband hiermee). U kunt bijvoorbeeld bezwaar maken door de afmeldingslinks in de relevante communicatie te gebruiken.
Doeleinde
We gebruiken uw gegevens om u op de hoogte te houden van onze diensten, evenementen en promoties.
Camerabewaking
Hotel Flora maakt gebruik van camerabewaking. Camerabewaking wordt beschouwd als bijzonder gevoelig vanuit privacy oogpunt en het is van groot belang dat elke camerabewaking plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wetgeving. De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang om ons hotel en onze gasten te beveiligen en te beschermen. Het betreden van een plaats waar een pictogram aangeeft dat er camerabewaking plaatsvindt, wordt beschouwd als voorafgaande toestemming onder de Belgische camerawetgeving. De camerabeelden worden verwerkt in overeenstemming met de camerawetgeving. Hotel Flora heeft de camerabewaking aangeduid door middel van een pictogram, ze heeft de camera’s aangegeven bij de bevoegde overheid en ze heeft informatie opgenomen in een specifiek register. Als u meer informatie wenst, neem dan contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.
Profiling
Om u, elke keer dat u ons hotel bezoekt, van een premium service te voorzien, kunnen we een profiel over u bijhouden, die informatie kan bevatten over uw eerdere verblijven (zoals hoe vaak u ons hotel bezoekt, wanneer u ons hotel de laatste keer bezocht hebt evenals financiële informatie over uw vroegere verblijven). De verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om klantenservice op maat te kunnen aanbieden.
Jobs
Type van persoonsgegevens
De gegevens die u ons meedeelt, zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, cv, en uw motivatie. In een aantal gevallen ontvangt Hotel Flora ook gegevens van derde partijen, zoals sociale netwerken via de welke u solliciteert, bv. LinkedIn, selectie- en wervingsbureaus, die bv. tests uitvoeren in het kader van de sollicitatie, uw eerdere werkgever, maar enkel als u ons daartoe de toestemming heeft gegeven.
Wettelijke basis voor de verwerking
Afhankelijk van het individuele geval, is de verwerking van uw persoonsgegevens voor wervings- en selectiedoeleinden gebaseerd op:
Na afloop van de wervings- en selectieprocedure bewaart Hotel Flora uw gegevens in haar wervingsreserve voor toekomstige vacatures. In de communicatie waarin wij u de beslissing over uw vacature meedelen, bieden wij u de mogelijkheid om u daartegen te verzetten.
Doeleinde
Hotel Flora verzamelt en gebruikt uw persoonsgegevens uitsluitend voor wervings- en selectiedoeleinden zoals hierboven uiteengezet.
Verschillende soorten systemen
Afhankelijk van de omstandigheden kunnen wij persoonsgegevens verwerken in, of in samenhang met, onder andere, de volgende types van systemen: Property Management-systeem, Property Operation-systeem, systeem voor personeelsregistratie, productiviteitssysteem, telefoniesysteem, boekhoudkundig systeem, kloksysteem, Yield Management-systeem, inkomstencentrumsysteem, communicatiesysteem, loonsysteem, kredietkaartsysteem, sleutelkaartsysteem, tv- en IT-infrastructuur (internet enz.) en videobewakingssysteem.
Wie zijn de ontvangers of de categorieën van ontvangers die de persoonsgegevens krijgen?
Om u te dienen kunnen wij uw persoonsgegevens en anonieme gegevens delen met
mogelijke latere verkrijgers van de onderneming: bij plannen dat een derde partij het geheel of een deel van ons bedrijf zou overnemen, kan uw informatie worden overgedragen aan de overnemer.
Worden gegevens overgedragen aan derde landen?
In principe geven we geen persoonsgegevens door aan een derde land (dat wil zeggen een land buiten de EU / EER). Het is evenwel mogelijk dat dienstverleners die voor Hotel Flora werken uw persoonsgegevens buiten de EER verwerken. Wanneer dat gebeurt zorgt Hotel Flora ervoor dat de dienstverlener een contract met Hotel Flora sluit en dat er passende waarborgen zijn (bv. door het sluiten van de standaardbepalingen van de Europese Commissie tussen de partijen die gegevens buiten de EER verwerken - artikel 46 AVG) of dat er een ander passend rechtsinstrument voorhanden is. Als u hierover vragen heeft of indien u een kopie wenst van de documenten kan u een gedateerd en ondertekend verzoek sturen naar Hotel Flora t.a.v. de data protection officer (zie de contactgegevens hieronder.)
Hoe lang blijven de persoonsgegevens bewaard?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is, rekening houdend met het doeleinde van de relevante verwerking. Gegevens kunnen langer worden bewaard in geval van klachten of dreigende of lopende geschillen. Onze managers zullen verzekeren dat procedures voor de verwijdering van persoonsgegevens worden gevolgd. Gelieve te noteren dat sommige wetten vereisen dat bepaalde types van informatie gedurende een welbepaalde langere periode moeten blijven bewaard. We zijn bijvoorbeeld verplicht om gegevens over hotelgasten te bewaren gedurende een periode van minimaal 7 jaar na hun verblijf. Camerabeelden houden we in principe één maand bij.
Welke rechten hebt u als betrokkene?
Bij Hotel Flora respecteren wij uw rechten.
U hebt het recht op toegang tot uw gegevens, om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen de verwerking en om te vragen dat uw persoonsgegevens worden gewist, dat de verwerking ervan wordt beperkt (een markering dat de verwerking van de persoonsgegevens moet worden beperkt tot een bepaald doel) en dat de gegevens op een IT-drager aan u moet worden overgedragen (overdraagbaarheid van de gegevens).
Hou er echter rekening mee dat sommige gegevens noodzakelijk zijn om bepaalde verplichtingen te kunnen uitvoeren, zoals betalingsinformatie, en daarom mogelijk niet worden beperkt of gewist.
U hebt ook het recht om uw toestemming in te trekken als de verwerking op toestemming is gebaseerd. Waar dit het geval is, zal dit worden vermeld als de rechtsgrondslag in de relevante secties hierboven.
Om uw rechten onder de AVG uit te oefenen, moet u uw verzoek inclusief een kopie van een document dat uw identiteit bewijst, naar Hotel Flora sturen (zie de contactgegevens hieronder). We kunnen uw verzoek niet verwerken zonder een bewijs van uw identiteit.
Onderaan vindt u een meer gedetailleerde beschrijving van uw rechten als betrokkene. Noteer dat er voor de uitoefening van sommige rechten uitzonderingen of voorwaarden bestaan.
A. Het recht op inzage
U hebt het recht om inzage te verkrijgen over de persoonsgegevens die wij verwerken. Als u van dit recht gebruik wilt maken, stuurt u ons een verzoek zoals hieronder wordt beschreven.
B. Het recht op correctie
Als betrokkene hebt u het recht om te vragen dat wij onjuiste persoonsgegevens over u corrigeren. Dit betekent ook dat u als betrokkene het recht hebt om onvolledige persoonsgegevens aan te vullen, onder meer door een aanvullende verklaring te bezorgen. Dergelijke aanvulling houdt verband met persoonsgegevens die ontbreken en die relevant zijn, rekening houdend met het doel van de gegevensverwerking.
C. Het recht op verwijdering
U hebt het recht om contact met ons op te nemen en te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd. In de volgende gevallen moeten de persoonsgegevens worden verwijderd:
D. Het recht om verwerking te beperken
In bepaalde gevallen hebt u het recht om te vragen dat wij de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Een beperking houdt in dat de gegevens worden gemarkeerd zodat deze in de toekomst alleen voor bepaalde beperkte doeleinden worden verwerkt. Het recht op beperking is van toepassing wanneer u van mening bent dat uw gegevens onjuist zijn en een aanpassing vergen. In deze gevallen kunt u een beperking van de verwerking aanvragen gedurende de periode waarin we de juistheid van de gegevens onderzoeken.
E. Het recht op overdraagbaarheid van de gegevens
In bepaalde gevallen hebt u het recht om persoonsgegevens over u als betrokkene te ontvangen en die u ons hebt verstrekt en het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde verwerkingen die gebaseerd zijn op uw toestemming of op een contractuele relatie met u. Dit recht is alleen van toepassing op gegevens die u zelf hebt verstrekt.
F. Het recht om bezwaar te maken
U hebt het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens als het gaat om persoonsgegevens die worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang. In dat geval kunnen we de persoonsgegevens niet langer verwerken tenzij we een dwingende, legitieme reden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder weegt dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene of tenzij de verwerking verband houdt met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Wanneer de persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, hebt u als betrokkene het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, inclusief profilering voor zover dit verband houdt met die direct marketing.
Hebben wij uw toestemming gevraagd? Dan kunt u uw toestemming steeds herroepen!
In bepaalde gevallen vragen wij uw toestemming om u bepaalde diensten te verlenen en uw persoonsgegevens te verwerken. Nadat wij uw toestemming hebben gekregen, verwerken wij uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden die verband houden met gelijkaardige diensten, producten of dergelijke.
In de volgende gevallen kunnen we onder meer uw toestemming vragen:
Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op toestemming, hebt u het recht om uw toestemming op elk gewenst moment in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd op basis van uw toestemming voordat u deze heeft ingetrokken. Als u uw toestemming wilt intrekken, neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens.
Klachten
U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, de Gegevensbeschermingsautoriteit. U kan de gegevensbeschermingsautoriteit bereiken via mail of via haar website.
Als u echter vragen of bezwaren heeft, verzoeken we u eerst contact met ons op te nemen om ons in staat te stellen het probleem op te lossen.
Beveiligingsmaatregelen
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen ingevoerd om een beschermingsniveau te verzekeren dat passend is voor het risico met relevante verwerkingsactiviteit (waaronder redelijke stappen om uw persoonlijk identificeerbare informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking). Wij versleutelen de gegevensoverdracht op pagina‘s waar u betalingsinformatie doorgeeft. Geen enkele veiligheids- of versleutelingsmethode kan echter garanties bieden voor de bescherming van informatie tegen hackers of menselijke fouten. Wees altijd voorzichtig als u op internet actief bent.
Varia
U bent niet verplicht om ons informatie en persoonsgegevens over u te geven. In sommige gevallen zullen wij u echter bepaalde diensten of producten niet kunnen aanbieden als wij geen toestemming krijgen om uw persoonsgegevens te verwerken.
Hebt u vragen of maakt u zich zorgen over onze privacyverklaring of onze verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact met ons opnemen:
Hotel Flora / Frepineljo Nv
Korte Nieuwstraat 12
2000 Antwerpen
+32 472 033 066
contact@hotelflora.be